Les salles de réunion Teams complètement compatibles (Microsoft Teams compliance)
La récente pandémie a mis en exergue les solutions de visioconférence utilisant les salles de réunion Teams. De nombreuses entreprises ont dû organiser le travail de collaboration à distance entre leurs salariés ainsi que de nombreuses réunions en visioconférence. Grâce à la suite Microsoft et à son logiciel Teams, les participants peuvent configurer leurs salles de visioconférence selon leurs besoins. La solution de visioconférence Microsoft Teams actuelle nécessite une adaptation pour être intégrée dans votre salle de visioconférence.
Notre solution est particulièrement bien adaptée aux cabinets d’avocats ou aux salles de travail des fonds d’investissement, qui ont ce besoin d’installations dans leurs locaux. Nous vous proposons d’y voir plus clair.
Intégrer l’outil collaboratif de Microsoft dans la salle de réunion Teams
La solution Microsoft Teams a vu son nombre de participants exploser depuis le début de la crise sanitaire. Ses solutions étaient utilisées par 44 millions de participants au début de la pandémie. Ils étaient 115 millions 6 mois plus tard pour atteindre 145 millions au printemps 2021.
Teams, un outil de collaboration d’entreprise
Teams est un outil de collaboration qui permet la gestion des échanges dans l’entreprise entre équipes de travail grâce à une communication en temps réel. Il intègre des outils de collaboration en distanciel de type partage d’écran. Il permet d’afficher et de partager un document Microsoft. Il offre aussi d’autres avantages.
- La visioconférence multi sites ;
- La prise de contrôle de l’écran partagé par d’autres participants ;
- La modification en temps réel d’un document Microsoft.
Teams, solution de type propriétaire
Le logiciel Teams est intégré dans la solution Microsoft Office 365. Il permet donc le travail avec toute la suite Microsoft. Cependant, la solution de visioconférence Microsoft Teams actuelle est de type propriétaire. Elle ne communique donc pas de façon native avec les autres systèmes. Il est ainsi nécessaire d’intégrer Teams dans l’équipement de votre salle de réunion. Cette intégration peut se faire selon trois types de solutions, dont voici les détails.
Trois types de configurations d’une salle de réunion Teams
Il est nécessaire d’associer Teams avec d’autres solutions professionnelles pour obtenir des salles de réunion en visioconférence.
Le système de visioconférence professionnel est intégré dans la salle de réunion Teams
La première option pour permettre la mise en œuvre d’une salle de réunion en visioconférence avec Teams est la suivante. Elle est de type installation d’un plug-in dans l’interface du logiciel Teams. Dès que le produit est en place, la gestion des visioconférences s’effectue depuis le logiciel Teams.
Bon à savoir : l’entreprise doit posséder un compte professionnel Microsoft. Elle doit aussi avoir un compte chez le support de visioconférence à afficher (par exemple Zoom).
Votre salle de visioconférence possède une passerelle vers Microsoft Teams
Pour mémoire, Teams est une solution non compatible avec les solutions de visioconférence de type Zoom. En effet, la solution Teams est de type propriétaire. La deuxième option pour permettre une utilisation est de type système d’installation d’une passerelle qui permet la collaboration entre les deux systèmes.
Cette passerelle est obtenue en souscrivant auprès de Microsoft une offre d’abonnement. Les participants peuvent ainsi organiser une réunion depuis la salle de réunion Teams.
Bon à savoir : la salle de réunion évoluera de manière exclusive vers une salle de réunion pour la visioconférence avec Teams. Et ceci une fois l’offre d’abonnement souscrite et la passerelle installée.
Un système BYOD dans votre salle de réunion
La troisième option utilise les systèmes BYOD qui apportent une grande flexibilité pour l’entreprise. Le mode BYOD (Bring Your Own Device) est un système qui récupère les éléments périphériques de la salle de visioconférence (micro, caméra, support audio). Il peut ainsi les connecter avec un ordinateur associé à son système de visioconférence interne.
La connectivité de ces solutions BYOD s’effectue de préférence par port USB ou port HDMI.
Les solutions Microsoft Teams Rooms pour les participants de vos réunions
Si votre entreprise utilise le logiciel Microsoft Teams, elle a la possibilité d’équiper ses salles de réunion en visioconférence grâce au service MTR (Microsoft Teams Rooms).
Un service simplifié avec Microsoft Teams Rooms
Quelle que soit la taille de votre salle de réunion, tous les participants de vos réunions peuvent collaborer via Teams depuis leurs salles de travail. L’installation de solutions vidéo et audio leur permettra une collaboration simple et efficace.
Un service adapté à la collaboration à distance des participants
Quelle que soit la taille de la salle de réunion, le service Microsoft Teams Rooms est adapté. Il fournit une solution aux avantages multiples.
- La gestion de l’audio et de la vidéo ;
- Un écran sur support mural ;
- Un service d’aide à la prise en main ;
- Un guide pour les participants ;
- Un support tchat et mail ;
- Une option de service de maintenance.
La solution Microsoft Teams dans les salles de réunion
Depuis que Microsoft a remplacé le système « Skype room » par les Microsoft Teams Rooms, le logiciel Microsoft Teams a été plébiscité par les participants à ce nouveau mode de réunions de travail. Avec les Microsoft Teams Rooms, la collaboration devient plus simple. Grâce à la combinaison du logiciel Teams et d’équipements certifiés par Microsoft, la salle de réunion Teams devient une nouvelle expérience de travail pour l’entreprise.
Le type de connexion à une salle de réunion Teams
Les participants peuvent se connecter à une réunion Teams selon plusieurs modes. À partir de différents types de support, ordinateur, tablette ou smartphone ou à partir d’un système de salle de réunion. De nombreuses entreprises comme Logitech ou Poly ont aujourd’hui une offre compatible et des solutions certifiées Microsoft.
La gestion de la collaboration en mode « content only »
L’expérience de collaboration ne s’arrête pas là. Imaginons un employé situé géographiquement près d’une salle de réunion qui utilise Microsoft Teams Rooms. Grâce à cette solution, son ordinateur, s’il dispose du logiciel Teams, recevra une notification l’invitant à rejoindre la conférence vidéo en cours. Si l’organisateur donne le top pour sa participation, l’employé pourra rejoindre les autres collaborateurs en mode « content only ».
Quel service de visioconférence pour votre salle de réunion ?
Les nouvelles technologies vidéo et audio permettent à l’entreprise de poursuivre les réunions de travail même en cas de crise comme celle de 2020. Alors comment installer ses salles de vidéoconférence ?
Le type d’écran de la salle de réunion
L’écran de la salle de visioconférence doit être choisi avec soin. Les critères de taille (selon le nombre de participants), de prix, de performance et de facilité d’installation doivent être pris en compte. En termes d’installation pour des services professionnels, il est déconseillé d’installer l’écran de type posé sur un support.
Concernant la connectique de l’écran, il faut prévoir, comme le propose l’écran de dernière génération, au moins un port HDMI et un port USB. Cela facilitera la gestion des flux audio et vidéo.
Une étude gratuite d’installation peut être réalisée. Son objectif est d’optimiser la position des différents équipements de l’écran par rapport aux autres périphériques (micro audio, caméra vidéo). Des câbles de grande longueur doivent être anticipés en option.
Le type d’ordinateur dédié à la visioconférence
En tant qu’élément central de votre salle de visioconférence, l’ordinateur effectue la gestion de tous les périphériques vidéo et audio. Il permet d’afficher sur l’écran les documents partagés avec Teams. Il doit disposer de Windows, de la licence Microsoft et du logiciel Teams. Il doit être également doté d’un mode de gestion pour le démarrage du logiciel Teams. Ses connectiques doivent être de type port USB et une sortie HDMI.
Un service vidéo et audio avancé
La gestion du signal vidéo peut se faire via une caméra HD 4K, pour une visioconférence de qualité quels que soient les participants et le type de réunion. Le top de la qualité consiste en une caméra motorisée avec zoom, qui détecte les visages des participants. Concernant la gestion de l’audio de la salle de réunion, il est possible d’équiper la salle d’une enceinte avec micro intégré. Il est essentiel d’offrir aux participants en salle de réunion une excellente qualité audio grâce à un port en prise jack sur l’ordinateur. Dans le cas d’une salle de réunion de grande taille, il est préférable d’utiliser un micro pour un groupe de personnes. Prévoyez donc un ensemble audio de plusieurs micros et de plusieurs enceintes murales.
La gestion des liaisons entre ordinateur, micro et écran
La gestion de la connectivité est essentielle pour obtenir une salle de réunion qui rende un service optimal à ses participants. La liaison entre l’ordinateur et la caméra peut être mise en œuvre via un port USB. Celle entre le micro, le processeur audio et les enceintes audio peut se faire via un port Ethernet. Quant à celle qui fait la gestion de la vidéo, elle doit utiliser un port HDMI.
Vous avez besoin de configurer une salle de réunion Teams en visioconférence ? Nous sommes une entreprise spécialisée en digitalisation et sonorisation de salles de réunion de grande dimension (amphithéâtres, salles de contrôle). Nous vous proposons des solutions audiovisuelles adaptées à vos besoins.
