Zoom Room : Le guide pour équiper les salles de réunion

Les salles de réunion autonomes ont le vent en poupe depuis la crise sanitaire. La Zoom Room permet de disposer d’une visioconférence simple d’utilisation, pratique à mettre en œuvre pour son hôte, avec une parfaite qualité visuelle et sonore. La gestion des groupes de participants aux réunions est simplifiée, ainsi que la réservation des salles. Voici tout ce que vous devez savoir sur la salle de réunion autonome et comment équiper les salles de réunion avec Zoom Room.

La solution Zoom Room, c’est quoi ?

Le système Zoom de visioconférence est apparu en 2011. Les solutions de réunions hybrides ont ensuite peu à peu vu le jour. Le mode hybride a connu une augmentation fulgurante durant la crise sanitaire. Il permet à certains groupes de participants d’être présents dans la salle de réunion tandis que d’autres sont connectés à distance à la conférence vidéo. C’est de ce constat qu’a été créé le système de Zoom Room. Cette solution pour les salles de réunion ne nécessite plus de connexion entre les appareils de la salle de réunion et l’ordinateur des participants.

Les équipements nécessaires à la configuration de la Zoom Room

Le matériel nécessaire pour équiper une salle de réunion de la solution Zoom Room est détaillé ici.

Le choix des appareils de la salle de réunion : l’écran de travail

Un ou plusieurs écrans sont nécessaires dans la salle de réunion concernée. La taille des écrans dépendra évidemment de la taille de la salle. Dans une grande salle de conférences, un grand écran (ou deux) sera plus adapté. Dans une salle de type Huddle Room, un moniteur ou un petit écran seront suffisants. La résolution de l’écran devra être choisie d’au moins 1 080 pixels. Chaque écran devra disposer de plusieurs prises HDMI et USB pour le branchement des câbles.

La caméra de visioconférence dans la salle de réunion

Pas de Zoom Room sans caméra vidéo ! Ce sont là encore les dimensions de la salle de réunion qui orienteront le choix de la caméra pour la visioconférence.

Le système Zoom Room permet le contrôle de plusieurs caméras dans une grande salle de conférences. Une caméra peut également être dédiée à la visualisation d’un paperboard ou d’un tableau blanc. Grâce à la gestion de plusieurs flux vidéo en simultané, le nombre maximal de caméra est de 3.

L’ordinateur adapté pour la Zoom Room

La configuration de la licence Zoom Room doit être effectuée via un ordinateur. Le système d’exploitation de celui-ci pourra être au choix Windows, Android ou Apple. Il est préférable d’utiliser le même ordinateur pour équiper une flotte de salles de réunions avec la Zoom Room. Cela simplifie la gestion du matériel pour l’installateur et les groupes d’utilisateurs.

Choix du système audio pour la salle de réunion

Un système audio de périphériques est nécessaire dans toute Zoom Room. Des microphones et haut-parleurs de qualité doivent être installés dans les salles de réunion. Des DSP (Digital Sound field Processor) permettent de créer un environnement sonore en modifiant le son en fonction de différents paramètres. Les haut-parleurs peuvent être réunis sous forme de barre de son, pour un aspect plus pratique. Plusieurs constructeurs comme Logitech Rally proposent par exemple un système de barre de visioconférence Android.

L’installation des appareils de la Zoom Room dans la salle de réunion

L’installation commence par le positionnement de l’écran (ou des écrans). Sont ensuite mis en place l’ordinateur et la caméra (USB ou autre) dans la salle de visioconférence. Enfin, le système audio doit être disposé dans la salle. Une fois chaque matériel positionné, le branchement des câbles doit être effectué entre les appareils. La fixation des câbles sera installée préférentiellement sous chaque table de la salle. Du câble USB au câble HDMI, il est nécessaire de prévoir des longueurs de câbles suffisantes pour leur fixation et des protections de câbles. Pour faciliter le contrôle de la conférence, une tablette tactile peut être installée en option. Après avoir mis les appareils sous tension, il faut configurer l’ordinateur, installer l’application Zoom et télécharger la solution zoom Rooms.

L’utilisation au quotidien grâce à la licence Zoom Room

La Zoom Room est un système autonome qui ne nécessite aucun branchement HDMI ou USB pour démarrer une visioconférence. Pas de configuration fastidieuse, pas de paramètres à régler, la réservation de la salle est également simplifiée. En option de Zoom Room, il est possible de :

mettre en place un enregistrement de la visioconférence ;
autoriser le partage d’écran ;
visualiser le participant qui s’exprime et/ou son support d’écriture.

Le président de la réunion dispose par ailleurs de la gestion de chaque micro et caméra (fermeture et ouverture).

La salle Zoom Room peut-elle être utilisée pour suivre une visioconférence Microsoft Teams ?

Grâce au système Zoom, la participation à une visioconférence organisée sur Microsoft Teams, Skype ou Google Meet est possible. Seul un service d’interopérabilité tiers devra être configuré en complément. Ce service permet de convertir une visioconférence X pour la rendre compatible avec un service de visioconférence Y. Deux participants ayant chacun leur application peuvent ainsi assister à la même conférence vidéo.

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